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Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung

Seit 100 Jahren steht das Studierendenwerk Darmstadt für moderne Dienstleistungen rund ums Studium. Mitten in der Stadt des Jugendstils begleiten wir die Studierenden der Darmstädter Hochschulen auf dem Weg vom orientierenden Studienanfang über eine gelingende Studienzeit bis zum erfolgreichen Studienabschluss. Ob Hochschulgastronomie, attraktive, ein Zuhause bietende Wohnanlagen, professionelle unterstützende Beratungsangebote, interkulturelle Veranstaltungen oder eine passgenaue Studienfinanzierung mit dem Schwerpunkt BAföG. Wir bieten die notwendige soziale Infrastruktur aus einer Hand!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung

Ihre Aufgaben:

  • Entlastung und Unterstützung der Geschäftsführung bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben
  • Erste Anlaufstelle für externe und interne Anfragen an die Geschäftsführung
  • Terminplanung und Fristenkontrolle, Nachhalten von Aufgaben bis zu deren Erledigung
  • Vorbereiten von Geschäftsvorhaben, Unterlagen und Entscheidungen
  • Übernahme von kleineren Projekten und Teilprojekten sowie Sonderaufgaben
  • Erledigung sämtlicher Korrespondenz, hauptsächlich per E-Mail
  • Begleitung der Geschäftsführung zu ausgewählten Terminen
  • Planung und Organisation von Tagungen, Veranstaltung oder Sitzungen mit Protokollführung
  • Postbearbeitung sowie allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
  • Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnung für die Beschäftigten
  • Abwicklung von Parkberechtigungen und Jobticket
  • Aktives Begleiten von Entwicklungsprozessen (z. B. Digitalisierung)

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Sie bringen zwingend mit:

  • Eine mindestens dreijährige abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung, im Büromanagement oder im Sekretariat
  • Mehrjährige Berufserfahrung innerhalb der letzten fünf Jahre in ähnlicher Position, mit Praxixerfahrung im Ablauf von Projekten
  • Selbstverständlicher Umgang mit digitalen Kommunikations- und Arbeitsmitteln
  • Weitreichende Kenntnisse und Berufserfahrung der MS Office-Programme (Word, Excel, Power Point)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grammatikalisch, mindestens Niveau C1
  • Gute Englischkenntnisse zur Beantwortung von E-Mails und mündlichen Anfragen
  • Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Protokollführung
  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Reisekostenabrechnung

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Das zeichnet Sie aus:

Wirtschaftliches, ziel- und ergebnisorientiertes und agiles Arbeiten. Sie sind ein exzellentes Organisationstalent mit der Fähigkeit sehr gut zu priorisieren. Sie arbeiten selbstständig und können künftige Schritte erkennen, diese umsetzen oder vorbereiten. Ihr Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern ist dank Ihrer sehr guten Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten überzeugend und verbindlich. Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit auch in stressigen Zeiten. Dabei haben Sie Teamgeist, setzen Ihre interkulturelle Kompetenz und Wertschätzung auf allen Ebenen um. Diplomatie und Emphatie sind auf dieser Position unerlässlich.

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Das erwartet Sie:

  • Im Team Geschäftsführung setzen wir auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und Projekten. Eigenverantwortliches und agiles Arbeiten spornt uns an.
  • Das Studierendenwerk legt großen Wert auf ein vielfältiges Miteinander.
  • Einen modernen Arbeitsplatz im internationalen studentischen Umfeld.
  • Flexible Arbeitszeiten, Lebensarbeitszeitkonto sowie Betriebsrente bei der „VBL“ mit Eigenanteil.
  • Entgeltgruppe 8 nach dem Tarifvertrag Land Hessen, Jahressonderzahlung.
  • Weiterbildungsmöglichkeiten, subventioniertes Jobticket, attraktive Mitarbeiterrabatte.
  • Gesundheitsfördernde Arbeitsbedingungen, eine wertschätzende Unternehmenskultur und motivierte Mitarbeiter/innen.

 

Menschen jeglichen Geschlechts haben bei uns die gleichen Chancen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden im Rahmen der rechtlichen Vorgaben berücksichtigt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine Papierbewerbungen mehr entgegennehmen und es keinen Anspruch auf Rückversand gibt.

 Unsere Stellen werden nach § 14 Abs. 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), sowie nach § 30 TV-Hessen zunächst für zwei Jahre befristet. Wir sind aber an einer langfristigen Beschäftigung und Zusammenarbeit interessiert.

 Wollen Sie Ihre berufliche Leidenschaft für unseren sozialen Auftrag einsetzen?

Dann übersenden Sie uns Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung bis spätestens 13. Juni 2022 bitte über unser Online-Formular.

 

Studierendenwerk Darmstadt

Frau Dagmar Göttmann – Personalleitung

+49 6151 16-29294

www.studierendenwerkdarmstadt.de 

www.jobs-studentenwerke.de 

Datenschutz: Dem Studierendenwerk ist es wichtig, einen höchstmöglichen Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Alle persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, dienen der Besetzung der offenen Stellen. Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung erklären Sie sich mit der Nutzung Ihrer Daten im Bewerbungsprozess einverstanden. Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in unserem Hause verarbeitet und gespeichert und werden automatisch sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens oder bei Widerruf gelöscht.

 


Bitte beziehen Sie sich bei Ihrer Bewerbung auf jobfinder-osthessen.de - vielen Dank!